|
Школа ивента, или дневник начинающего ивент-менеджера
Часть II
Правила организации ивент-мероприятия
 Роскошь человеческого общения
В своей работе ивент-менеджер не должен упускать возможности общения с разными людьми. Истинные специалисты по созданию праздников – тонкие знатоки человеческих нравов, психотипов и отношений, а этому учатся на практике. Особенно ценным в профессиональном плане является общение с заказчиками, потенциальными клиентами, коллегами и даже конкурентами.
Помните, очень сложно продать «голую» услугу – только организацию праздников. Важно умение завернуть ее в красивую упаковку, украсить бантом и надушить такими духами, которые вскружат голову именно этому клиенту.
И вдруг зазвонил телефон
 Способность продавать по телефону есть не у каждого человека. Это телемаркетинг, основам и тонкостям которого нужно учиться. Ведь, даже первый разговор по телефону может сыграть решающую роль – станет ли звонящий вашим постоянным клиентом или никогда больше не вспомнит о вашей компании.
При первом разговоре ваша задача – ответить на все вопросы таким образом, чтобы клиент, заинтересовавшись, пришел к вам в офис за более подробной информацией. И при этом вам необходимо самим получить максимум сведений, чтобы при личной встрече вы были во всеоружии, подготовив накануне индивидуальное предложение. Предлагаю составить специальную форму анкеты для разговора по телефону.
Телефонная анкета (если клиент не идет на особый контакт по телефону, постарайтесь  ненавязчиво узнать хотя бы что-то, а все остальное обсудите при встрече):
– какова цель ивента;
– специфика праздника: личный, корпоративный, концерт, выездной и т.д.;
– определить портрет заказчика (не путайте тех, кто платит, кто принимает решение и тех, кто приедет на встречу. Бывает, что все они - разные люди);
– Масштаб праздника.
– количество приглашенных, гостей, участников и т.д.;
– есть ли желание приглашать артистов и какого уровня.
Ближе к телу. Как заглянуть клиенту в душу
 Первая встреча – это продолжение разговора, начавшегося по телефону. Здесь уже важным фактором является визуальная презентация вас лично, ваших коллег, агентства и, собственно, услуги. Позаботьтесь о том, чтобы общение прошло гладко. Именно на первой встрече человек решает, подключая интуитивное, эмоциональное и логическое восприятие, будет он работать с вами или нет. Общаясь с клиентом, важно сразу понять его психотип и вести разговор в соответствующем ключе. Если человек быстро и торопливо задает вопросы, то он намерен в таком же ритме получить от вас информацию. А если он спокойно рассматривает ваше портфолио, то не следует спешить и торопить его.
Лучше, когда на встречу придет еще один человек от вашей компании, чтобы записывать информацию, в то время как вы будете общаться с клиентом и задавать вопросы непосредственно по ивенту. У вас должен быть заготовлен список контрольных вопросов, по которым вы в конце разговора должны провести контрольную сверку – всю ли информацию вы получили. Если нет – задайте дополнительные вопросы.
Подробный ивент-опросник.
– Тема ивента (приурочен к какому-либо празднику или в честь кого-то).
– Кто проводит, заказывает (название компании, имя человека).
– Кто участники, гости, аудитория.
– Какой масштаб праздника (концерт, вечеринка, поездка на турбазу, день рождения ребенка в кафе).
– Бюджет (если есть ограничения, лучше узнать об этом сразу).
– Место проведения (пожелания заказчика).
– Количество приглашенных.
– Сценарий.
– Стилистика праздника (пожелания заказчика).
– Приглашения гостям (возможно, этим займется сам заказчик или его подчиненные).
– Ведущие.
– Музыканты.
– Артисты.
– Украшение помещения.
– Подарки, сувениры.
– Оборудование.
– Транспорт.
– Ресторан, кафе, кейтеринг.
– Фейерверк.
– Согласование вопросов с пожарниками и т.д.
– Обеспечение паблисити – пресса, радио, ТВ и т.д.
– Печатные материалы.
– Видео- и фотосъемка.
– Международные требования (если приглашают иностранных гостей).
– Прочее: удобства (специальные услуги …).
После того как вы соберете эту информацию, необходимо ответить на все вопросы заказчика и, по возможности, не объявлять сразу сумму заказа. Потребуется минимум день, чтобы проанализировать информацию, прозвонить подрядчиков, определить расходы. Стоит также оговориться, что точную сумму расходов, вплоть до копейки, вы сможете выдать после окончательного утверждения всех пунктов плана и составления сценария праздника.
Бывает, что клиенты приходят с уже готовой идеей. Так, однажды компания, в которой я работала, выступала в роли заказчика ивент-мероприятия. Концепцией праздника была мини-церемония награждения лояльных представителей внешней аудитории статуэтками "Оскар". Агентству необходимо было, лишь, проникнуться идеей и, вооружившись видеозаписями настоящих церемоний, сделать адаптированную копию.
В таком случае, не приемлемы никакие изменения, советую в подобных ситуациях не изобретать велосипед. Единственное, обдумайте и представьте, как будет выглядеть то, что придумал клиент. Если существуют какие-то препятствия или идея невоплотима, ваша задача - убедить заказчика, что в его идею необходимо внести некоторые коррективы. Делайте акцент на том, что вы меняете не идею, а лишь исполнение.
Продолжение материала смотрите в части IIІ
|
